Team ICT Exploitatie & Infrastructuur COA

Het Team Exploitatie en Infrastructuur is verantwoordelijk voor de continuïteit van de ICT-infrastructuur van het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA). Het team zorgt ervoor dat deze omgevingen beschikbaar zijn voor het hoofdkantoor en voor de circa 75  opvanglocaties in het land. De apparatuur is opgesteld in een intern en een extern datacentrum. Alle locaties in het land (inclusief het hoofdkantoor) zijn aan elkaar en de datacenters gekoppeld via een zogenaamd wide area netwerk (data en telefonie). In totaal bestaat het team uit 20 medewerkers.

Teamleden ICT Exploitatie & Infrastructuur - Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers

Teamleden ICT Exploitatie & Infrastructuur – Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers

Doelgerichte samenwerking

Alle teamleden weten dat de instandhouding van de ICT-infrastructuur het ultieme doel van het team is, want ICT heeft een belangrijke ondersteunende rol bij de primaire taken van het COA. Een teamlid: “Iedereen is daar zo van doordrongen, dat er een aantal dingen zijn die gewoon moeten gebeuren.” Het team maakt in de doelgerichtheid een duidelijk onderscheid tussen ‘de dagelijkse operatie’ en innovaties. Het teamhoofd zegt over de innovaties: “Wij willen volgen wat er in de markt gebeurt en niet afwachten totdat de gebruiker er om vraagt. Om die reden acteren we proactief, zodat we vragen van de gebruiker goed kunnen beantwoorden.”

Taakgerichte samenwerking

Doordat het team niet altijd fysiek bij elkaar is  – omdat er door sommige teamleden veel op locatie wordt gewerkt – is er veel digitale onderlinge afstemming. Een teamlid: “Je ziet constant dat er communicatie is tussen alle teamleden.” Niet alleen om problemen op te lossen, maar ook om oplossingen te delen. En dat gebeurt niet alleen tijdens kantooruren, juist ook daarbuiten, bijvoorbeeld via een WhatsApp-groep. Als iemand een storing niet kan oplossen wordt dat besproken in de groep, collega’s reageren dan snel.

“Ook al hebben ze geen dienst. Ook in het weekend of in de avond, er reageren altijd mensen.”

Door het gespecialiseerde werk is het voor het team van groot belang om kennis uit te wisselen, daarom kijken collega’s bij nieuwe technologieën of ontwikkelingen altijd met elkaar mee. Ook zet men in op vaardigheden die het team in staat stellen om samen beter te kunnen werken. Zo heeft het team bijvoorbeeld pas een training over het geven en ontvangen van feedback gevolgd.

Teambevlogenheid

De teambevlogenheid van het Team Exploitatie & Infrastructuur komt het sterkst naar voren in situaties waarin zij vliegensvlug moeten handelen. Want als er écht iets moet gebeuren om de ICT weer in de lucht te krijgen, dan handelt het team direct. Niet alleen om de opvang van asielzoekers zo optimaal mogelijk te ondersteunen, maar ook voor de veiligheid op de COA-locatie. Een teamlid legt uit: “Telefonie [o.a. 112] en portofonie [o.a. BHV]  zijn belangrijk om de veiligheid van de bewoners te kunnen waarborgen.” Mochten die systemen door welke oorzaak dan ook uitvallen, dan wordt er direct opgetreden. “Want de veiligheid staat voorop.”

Leidinggevende

Het teamhoofd is de direct leidinggevende en werkt sinds een aantal jaar bij het team. Hij werd aangesteld nadat er een reorganisatie had plaats gevonden. In eerste instantie was het voor hem belangrijk om de continuïteit van de systemen te borgen en tegelijkertijd de medewerkers weer het vertrouwen te geven. Maar het teamhoofd richtte zich ook heel erg op de mensen door met hen te gaan werken aan het toekomstbeeld: “Wat wil je zijn, wat is je ambitie, welk imago hoort hierbij en hoe maken we het verschil?” Samen hebben ze daar een profiel, te weten ‘Systeembeheerder 2.0′, voor opgezet. “Doordat ze zichzelf op de kaart hebben gezet, heeft dat geholpen bij hun eigen ontwikkeling.” Het teamhoofd geeft de medewerkers daarnaast ook veel eigen verantwoordelijkheid en teamleden waarderen dat. “Je voelt je gemotiveerd en gesteund”, zo vat een teamlid het sentiment samen.

“Maar hij houdt ons ook vaak alleen maar een spiegel voor en zegt bijvoorbeeld: ‘wat zou jij zelf doen in zo’n geval?’ Alleen hier al door gaan we toch nadenken: ik zou het zo doen.”

Het teamhoofd is – naast manager en leider – soms ook echt een coach voor de teamleden, die samen met hen werk verzet. Soms letterlijk met de voeten in de klei. Over de teamleden zegt hij stellig: “Mijn mensen maken het verschil.” Maar zijn gedrevenheid kent een serieuze ondertoon. Hij stimuleert teamleden  om preventief te handelen en om pro actief te zijn. Het waarborgen van de continuïteit van de ICT-systemen en Infrastructuur is het belangrijkste, hoe dat geregeld wordt is vraag twee.

Stakeholdergerichte samenwerking

“De tent draait daar gewoon lekker en wat opvalt is, dat dingen snel bij de kop worden gevat en opgelost.” Met die woorden typeert een bestuurslid van het COA het team. Ook roemt het bestuurslid de creativiteit van het team, bijvoorbeeld het ontwerpen van een zeecontainer waarin de meest essentiële ICT-verbindingen zijn samengebracht. “Dat komt uit het team zelf. Het lukt het team om ICT-verbindingen te realiseren – ‘linksom of rechtsom’. Het team verdient vertrouwen en krijgt daardoor meer ruimte.”

Het team heeft met talloze stakeholders te maken. Intern zijn dat bijvoorbeeld andere faciliterende COA-teams, en de collega’s op de locaties. Extern zijn dat ministeries, gemeenten, leveranciers en natuurlijk ook asielzoekers. De teamleden proberen de gebruikers zo goed mogelijk te ondersteunen. De leidinggevende legt uit: “Zij [de medewerkers op locaties] zijn bezig met hun proces, asielzoekers opvangen en wij proberen hen zoveel mogelijk te ondersteunen met hulpmiddelen.” Dat gaat bijvoorbeeld door het inzetten van een tablet bij kamercontroles. Waar voorheen handmatige controles werden gedaan met een papieren formulier, is het nu een tablet waarop huismeesters een knop op rood of groen kunnen zetten. Het team faciliteert dat soort verbeteringen. Het team heeft daarnaast ook een bijzondere samenwerking met ICT-leveranciers.

Zij maken soms kennis met de ‘COA-aanpak’: pragmatisch, creatief, doelmatig maar ook rechtmatig.

Soms  is de levertijd namelijk wat lang, terwijl het COA snel iets nodig heeft. De leveranciers worden op die momenten geïnspireerd door de aanpakkersmentaliteit van het team, want tenslotte gaat het primair om het realiseren van de opvang voor asielzoekers.

Zelfmanagement

De grote mate van zelfmanagement die het team kenmerkt is inherent aan het type werkzaamheden die het team uitvoert. Die werkzaamheden vragen van teamleden om eigenlijk continu innovatief te zijn, want er moeten letterlijk voortdurend oplossingen worden gezocht voor het realiseren – of het operationeel laten blijven – van de ICT-systemen en infrastructuur. Op het moment dat er bijvoorbeeld een grote toename van asielzoekers komt moet het team razendsnel kunnen opereren op allerlei verschillende locaties. Dat ICT-applicaties en -apparatuur beschikbaar op deze locaties moeten komen is een gegeven, maar hoe teamleden die inrichten ‘is bijna altijd anders’. Zelfmanagement is daarom vanzelfsprekend bij teamleden, ze doen bij wijze van spreken niet anders.

Geïnterviewden:
Peter Siebers: Lid van het Bestuur (Stakeholder)
René Groot: Manager Exploitatie & Infrastructuur
Sven Peeman: Infrastructuur Architect
Ramon van der Roest: Systeembeheerder
Herman Smaal: Systeembeheerder

Reageer