frequentie medewerkersonderzoek

Eveline van Vliet, beleidsmedewerker HRM:

Net zoals je financiële gegevens een aantal keer per jaar in kaart brengt, willen we ook met het medewerkersonderzoek meten op welke punten we moeten bijsturen.

Haarlemmermeer: medewerkersonderzoek is onderdeel van de bedrijfsvoering

Onderzoek je één keer in de vijf jaar hoe tevreden je medewerkers zijn? Of doe je dat juist ieder jaar? De gemeente Haarlemmermeer vindt iedere twee jaar een mooie periode. Wat leveren die metingen om het jaar eigenlijk op? Waarom kiezen ze voor deze frequentie? En hoe krijgen ze de organisatie zover dat iedereen meedoet? Een gesprek met Eveline van Vliet, beleidsmedewerker HRM, over de continuïteit van deze onderzoeken. 

Eveline: “Wij zien het als een vast onderdeel van onze bedrijfsvoering. Net zoals je financiële gegevens een aantal keer per jaar in kaart brengt. Zo willen we ook precies weten op welke punten we als organisatie moeten bijsturen. Het is niet meer dan logisch dat je dat periodiek meet.”

Frequentie medewerkersonderzoek: iedere 2 jaar

“We meten niet te vaak, want je moet voldoende tijd hebben om het effect te zien van verbeterplannen. Maar er moet ook niet te veel tijd tussen de metingen zitten. Op het moment dat de resultaten bekend worden gemaakt, vindt iedereen het spannend. Hoe scoor ik? Er is op dat moment veel aandacht voor het onderwerp. Zou je pas na drie jaar opnieuw meten, dan is de kans groot dat de aandacht verslapt.”

Meting aanpassen aan omstandigheden

“Ons oorspronkelijke plan was om iedere twee jaar precies hetzelfde onderzoek te doen. Op die manier konden we de uitkomsten mooi met elkaar vergelijken. Maar in de praktijk bleek dit niet te werken. De omstandigheden binnen onze organisatie waren namelijk bij iedere meting die we deden veranderd. Daardoor waren steeds andere onderzoeksvragen nodig.

Om een voorbeeld te geven: in de vorige meting (2012) onderzochten we hoe het flexwerken beviel. Maar niet iedereen in de organisatie flexte al. Bovendien maken we inmiddels de transitie naar tijd- en plaats-onafhankelijk werken en worden er op dit moment plannen uitgewerkt voor een nieuw raadhuis. Daarmee verdwijnen de vaste werkplekken. De vragen over flexwerken zijn hierdoor veranderd.

Bij iedere meting kijken we dus steeds naar de actuele situatie: welke vragen keren terug en welke vragen voegen we toe? Je zoekt steeds een nieuwe balans in de behoefte die leeft in de organisatie en de meting die daar uitrolt.” 

Eigen verantwoordelijkheid voor het vervolg

“Clusters maken naar aanleiding van het medewerkersonderzoek actieplannen. In de praktijk verzandt zoiets helaas toch, ondanks alle goede bedoelingen. Onze OR – die nauw betrokken is bij de metingen – heeft nu voorgesteld om met een top drie van aandachtspunten te werken. De meting organiseren we uiteraard centraal. Daarna is het aan ieder cluster om met zijn eigen top drie aan de slag te gaan. Onderwerpen die bij ons leven op clusterniveau, zijn bijvoorbeeld communicatie en de informatievoorziening, werkdruk en resultaatgerichtheid.

De tweede meting (2012) maakte duidelijk dat medewerkers behoefte hadden aan ondersteunende middelen in verband met de digitalisering binnen onze organisatie. Een speerpunt voor de gemeente Haarlemmermeer is namelijk het van buiten naar binnen denken en de snelheid en beschikbaarheid van de dienstverlening vergroten. Met die vraag om digitalisering en ondersteunende middelen is ook echt iets gedaan. Een grote groep medewerkers kreeg bijvoorbeeld een tablet en medewerkers kunnen inloggen via een Citrix-verbinding of Office365. Tijdens de derde meting (2014) zagen we dat de tevredenheid op dat punt fors was toegenomen. Een mooi resultaat!” 

Ook meer inzicht krijgen in jouw organisatie?

Lees alles over het InternetSpiegel-medewerkersonderzoek op onze speciale informatiepagina.

Verleid medewerkers om mee te doen

“Je hebt echt iedereen nodig in de organisatie voor een zinvolle meting. De gemeentesecretaris vertelde mij dat bij zijn vorige gemeente één persoon verantwoordelijk was voor de meting. Wij pakken het iets breder op; we hebben onder andere een HRM- en communicatieadviseur in de projectgroep, twee managers en twee medewerkers van de OR. En we zorgen voor draagvlak bij directie. We maken een heldere planning en communiceren veel. Zo brengt de OR een speciale nieuwsbrief uit over de metingen.

Bovendien verleiden we de collega’s om mee te doen. Heeft een cluster een 100%-score? Dan krijgen ze een taart! En de medewerkers kunnen na het invullen van het medewerkersonderzoek zelf een bon uitprinten. Daarmee kunnen ze een luxe koffie halen bij de “bedrijfskantine 1852” in ons pand. Tijdens de laatste meting (2014) was de koffiemachine stuk, mede door onze koffie-actie kreeg de uitbater sneller een nieuwe machine, waardoor medewerkers toch hun bon konden inleveren. De nieuwe koffiemachine hebben we feestelijk in gebruik genomen. Hij blij, de medewerkers tevreden en wij een hoge respons!”

Spannend voor de volgende meting

“In het medewerkersonderzoek meten we de herstelbehoefte. De herstelbehoefte is de tijd die mensen nodig hebben om te herstellen van inspanningen op het werk. Bij de laatste meting ontdekten we dat er bij de collega’s een grotere herstelbehoefte is dan bij de eerdere meting in 2012. Ook merkten we dat er om meer richting van het management gevraagd wordt, onder andere door het concreet maken van de nieuwe organisatiekoers. Het is spannend om te zien of we in staat zijn geweest om de herstelbehoefte te verkleinen door meer richting te geven. We weten het in 2016 na onze volgende meting.”

Interview door Superscript.

Reageer