Coronacrisis vraagt helderheid en persoonlijke aandacht van leidinggevenden

Wat is de invloed van de coronacrisis op de productiviteit van overheidsorganisaties en hun medewerkers op dit moment? In het Flitsonderzoek staat deze vraag centraal. Daarnaast hebben we aandacht voor de vraag wat medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen blijven uitvoeren en wat de coronamaatregelen doen met de werkdruk.

De belangrijkste uitkomsten: medewerkers schatten hun productiviteit op 80%. De verschillen tussen medewerkers in productiviteit en werkdruk zijn groot, omdat het werk dat niet door kan gaan vooral bepaalde groepen treft. Medewerkers hebben met name behoefte aan praktische oplossingen om het werk door te laten gaan, vooral op ICT-gebied. Ze hebben helderheid nodig over het werk en werkgeverskwesties en hebben behoefte aan persoonlijke aandacht van de leiding.

Tussen 6 en 8 april vulden 1.368 medewerkers van het Rijk, provincies, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen de vragenlijst van het Flitsonderzoek in. Dit komt neer op maar liefst 58% respons. Dat is net als bij de vorige meting (tussen 18 en 20 maart) een hoge respons. Het Flitsonderzoek is een initiatief van de programma’s InternetSpiegel en Vensters.

Extra aandacht nodig voor de grote verschillen tussen medewerkers

Ook enkele weken na de invoering van de coronamaatregelen ervaren medewerkers dat de crisissituatie behoorlijke invloed heeft op de uitoefening van hun dagelijks werk. Gemiddeld schatten de respondenten dat hun huidige productiviteit op 78% van het normale niveau ligt. Er is wel een duidelijk verschil tussen groepen medewerkers:

  1. Het merendeel (51%) geeft aan dat zijn productiviteit tenminste 80% van het normale niveau is. (Bijna 20% van de respondenten geeft zelfs aan 100% productief te zijn; 31% zit tussen de 80% en de 100%.)
  2. Bij een kleine groep, zo’n 10%, is de productiviteit gezakt tot 50% of minder van het normale niveau.
  3. De overige 39% schat de productiviteit in tussen de 50% en 80%.

De respondenten ervaren de werkdruk heel verschillend: 22% ervaart een te lage werkdruk, 15% een te hoge werkdruk. Reden voor extra aandacht voor beide groepen.

Weinig verandering sinds het begin van de coronacrisis

Voor de groep respondenten als geheel is de invloed op de productiviteit sinds het begin van de coronacrisis niet veel veranderd. Die ligt ongeveer op hetzelfde niveau als drie weken geleden. Wel zien we aanzienlijke verschillen tussen medewerkers.

Zo’n 20% van de respondenten geeft aan dat de productiviteit sinds ‘de schok’ aan het begin van de crisis is verbeterd. Zij komen weer in een normaal werkritme en merken dat ‘kinderziektes’ op ICT-gebied zijn opgelost. Ook wijzen zij op de voordelen van thuiswerken: minder reistijd, minder verstoring door ‘binnenwandelende collega’s’ en meer focus, doordat men bewuster omgaat met afspraken en overleg. Bovendien hebben sommigen het nu extra druk. Bijvoorbeeld omdat zij lid zijn van een crisisteam, werk overnemen van een collega of omdat hun afdeling een enorme piekbelasting heeft vanwege het steunpakket van het kabinet.

Tegelijk geeft ruim een derde (37%) aan dat de productiviteit is afgenomen sinds de eerste schok aan het begin van de coronacrisis. Zij ervaren dat afstemming met collega’s veel tijd kost en missen de sociale en inhoudelijke interactie. Deze groep kan thuis minder geconcentreerd werken en vindt de dagelijkse telefoontjes, videocalls en mails erg intensief. Verder kost het geven van thuisonderwijs veel tijd en begint bij sommigen het werk ‘op te drogen’.

Vooral behoefte aan praktische zaken, aandacht en helderheid

Op de vraag ‘wat heeft u nodig om uw werk goed uit te voeren?’, antwoordt een grote groep (42%): niets. Deze groep kan prima functioneren onder de huidige omstandigheden. Anderen geven aan behoefte te hebben aan veelal praktische oplossingen om beter te kunnen thuiswerken.

De huidige maatregelen gelden in elk geval tot eind april. De verwachting is dat de mogelijkheden om op kantoor (samen) te werken ook daarna beperkt blijven. Ook een anderhalvemetermaatschappij zal veel van ons vragen. Het is daarom belangrijk om goede voorbereidingen te treffen. Op basis van de reacties van de respondenten komen wij tot twee verbetersporen:

  1. Regel een aantal praktische oplossingen

De werkomstandigheden kunnen al veel verbeteren met een aantal praktische oplossingen. Van de respondenten doet 58% een voorstel, zoals:

  • betere voorzieningen voor videoconferencing (21%)
  • betere ICT-voorzieningen thuis (12%)
  • steun vanuit mijn werkgever (11%). Zie toelichting onder 2.
  • betere toegang tot het ICT-netwerk van mijn werkgever (8%)

En in de categorie ‘anders namelijk’ (17%) werd vaak genoemd:

  • een goede bureaustoel
  • een printer en tweede scherm
  • financiële compensatie voor de aanschaf van ICT-voorzieningen
  1. Zorg als leidinggevende voor helderheid over het werk en werkgeverskwesties en voor persoonlijke aandacht

Van de respondenten heeft 11% behoefte aan ‘steun vanuit de werkgever’. Uit de opmerkingen in de vragenlijst blijkt dat deze medewerkers behoefte hebben aan aandacht van de leidinggevende en helderheid over het werk en een aantal ‘werkgeverszaken’.

Deze aandacht ontvangen zij liefst niet via mail, maar telefonisch of via videoconferencing. Daarbij gaat het ook om begrip tonen voor de lagere productiviteit.

De vraag naar helderheid betreft het omgaan met de ongewone werksituatie. Bij de een is het ineens veel rustiger, de ander loopt juist over van het werk. Dat roept allerlei vragen bij hen op. Wat voor werk kan ik doen? Hoe houden we het werk behapbaar? Hoe vinden we een nieuwe werk-privébalans en hoe voorkom je een burn-out?

Ten derde is er behoefte aan helderheid over enkele werkgeverskwesties. Hoe moet ik omgaan met de uren die ik niet maak, bijvoorbeeld als ik mijn kinderen thuis lesgeef, tijd besteed aan mantelzorg, of omdat het werk afneemt? Hoe ga ik om met geplande vakanties en verlofuren? Wat als mijn contract afloopt? Zaken waar medewerkers een helder antwoord verwachten vanuit de werkgever.

 


De resultaten in cijfers

Hoe groot is de invloed van het coronavirus op dit moment op uw eigen productiviteit?

De coronacrisis heeft bij 34% van de respondenten een grote of zeer grote invloed op de productiviteit. Dit beeld is ongeveer hetzelfde als twee weken geleden. Er is sprake van een beperkte verschuiving.

Hoe schat u uw huidige productiviteit op dit moment in? 

De respondenten schatten hun huidige productiviteit gemiddeld op 78% van het normale niveau. Het merendeel (51%) geeft aan dat zijn productiviteit tenminste 80% van het normale niveau is.

Bijna 20% van de respondenten zegt 100% productief te zijn. Een deel van deze groep heeft het extra druk door de coronamaatregelen. Zij krijgen extra vragen van klanten en inwoners, zijn lid van een crisisteam, moeten zorgen voor goede ICT-voorzieningen voor collega’s of zijn extra druk met de uitvoering van het steunpakket voor ondernemers. Een ander deel geeft aan thuis effectiever te werken omdat er minder afleiding en meer focus is.

Bij een kleine groep, zo’n 10%, is de productiviteit gezakt tot 50% of minder van het normale niveau. Zij noemen daarvoor verschillende oorzaken. Zij hebben nauwelijks alternatieven om hun werk zonder fysieke aanwezigheid van collega’s of klanten goed uit te voeren; ze zijn minder effectief door de combinatie van thuiswerken en de zorg voor het gezin; zij hebben minder werk te doen; ze zijn tijdelijk uitgevallen door ziekte.

 

Hoe ziet uw productiviteit eruit ten opzichte van twee weken geleden?

Ten opzichte van twee weken geleden blijkt de productiviteit niet veel te zijn veranderd. Er is sprake van een gemêleerd beeld. Ruim een derde (37%) van de respondenten geeft aan dat de eigen productiviteit (zeer sterk) is afgenomen is. Daartegenover staat een groep van 20% die geeft aan dat de productiviteit juist (zeer sterk) is toegenomen.

 

 

Hoe ervaart u op dit moment uw werkdruk?

Een ruime meerderheid (63%) vindt dat de werkdruk op dit moment goed is. Van de respondenten vindt 22% de werkdruk momenteel te laag en 15% juist te hoog.

Medewerkers die een (veel) te hoge werkdruk ervaren, geven aan dat ze langere dagen maken. Bijvoorbeeld omdat ze (ongemerkt) onvoldoende pauze nemen en reistijd invullen met werktijd of omdat ze extra taken oppakken van collega’s die minder inzetbaar zijn. Ook de gezinssituatie maakt dat het voor een grote groep zoeken is naar een goede werk-privébalans.

 

Wat heeft u nodig om uw werkzaamheden goed te kunnen blijven uitvoeren in de komende tijd?

 Onderstaande figuur laat zien waar medewerkers in hun werk behoefte aan hebben.

Opvallende uitkomsten

  1. Een grote groep (42%) geeft aan niets nodig te hebben.
  2. Veel zaken waar behoefte aan is zijn praktisch oplosbaar:
    • betere voorzieningen voor videoconferencing (21%)
    • betere ICT-voorzieningen thuis (12%)
    • steun vanuit mijn werkgever (11%)
    • betere toegang tot het ICT-netwerk van mijn werkgever (8%)

Genoemd in de categorie anders, namelijk (17%):

  • een goede bureaustoel
  • randapparatuur zoals een printer en tweede scherm
  • een financiële compensatie voor de aanschaf van ICT-voorzieningen.

 Bij ‘steun vanuit de werkgever’ noemt men vooral persoonlijke aandacht van de leidinggevende. Liefst niet via mail, maar telefonisch of via videoconferencing. Daarnaast is er behoefte aan begrip voor een lagere productiviteit en aan helderheid. Hoe moet ik omgaan met de uren die ik niet maak als ik kinderen thuis moet lesgeven? Wat als mijn contract afloopt? Verder gaat het vooral om goede faciliteiten voor de werkplek thuis. Eén respondent vertelt dat zijn leidinggevende een goede bureaustoel aan huis heeft gebracht, wat zeer gewaardeerd wordt.

Leidinggevenden achten zich gemiddeld genomen goed in staat om hun rol te vervullen

Van de leidinggevenden is gemiddeld 68% van mening dat hij of zij goed in staat is om deze rol goed te vervullen. 13% is het hier (zeer) mee oneens.

Zij missen vooral het informele sociale contact. Aan de andere kant zeggen managers: als de band goed was, blijft deze ook nu wel goed.

Reageer