Home

Aan de bedrijfsvoering, als centrale motor van publieke organisaties, wordt van alle kanten getrokken. De bedrijfsvoering zit in een spagaat. De behoefte aan overzicht neemt toe, maar door de 'laaghangende mist' is in veel organisaties het zicht beperkt. In samenwerking met KING en de VGS (Vereniging van Gemeentesecretarissen) is InternetSpiegel bezig aan de ontwikkeling van een hulpmiddel. Een instrument dat managers van de bedrijfsvoering helpt om de spagaat zichtbaar en bespreekbaar te maken en zo de mist te laten optrekken. Vooral bedoeld voor managers binnen publieke organisaties, die periodiek en op een laagdrempelige wijze in de spiegel willen kijken.

Het instrument dat we aan het ontwikkelen zijn, hebben we de werknaam 'Vensters voor Bedrijfsvoering' (VvB) meegegeven. Met deze naam willen we benadrukken dat bedrijfsvoering vanuit verschillende invalshoeken, door verschillende vensters, bekeken kan worden. Elk beeld dat zo ontstaat, dient helder te zijn en een aanvulling te zijn op de andere beelden die door het kijken door een ander venster zijn ontstaan. Dit maakt het instrument uniek. Belangrijker: het heeft veel meerwaarde voor managers en het helpt bij onderzoeken, leren en vooral verbeteren.

Het VvB spiegelt feiten aan beleving. Resultaten van belevingsonderzoek, bijvoorbeeld ten aanzien van doelen en ambities bij de bedrijfsvoering, worden gespiegeld aan objectieve indicatoren van de bedrijfsvoering: kosten, productiviteit en innovatie.

Indicatoren staan nooit op zichzelf. Samen met de andere kant van de medaille – hoe ervaren we de bedrijfsvoering – kan het beeld gecompleteerd worden.

Het VvB toont samenhang en laat de bedrijfsvoering in zijn geheel zien. Veel momenteel beschikbare instrumenten tonen een beperkt onderdeel van de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld HRM, ICT of specifieke prestatie-indicatoren. Met het VvB proberen we de samenhang en het totale beeld te laten zien. Niet in detail, maar wel herkenbaar voor de organisatie en zodanig concreet dat hierover intern en extern het gesprek kan worden aangegaan.

Het VvB voorkomt 'information overload'. Geen detailinzichten, geen uitgebreide vragenlijsten en in te vullen uitvoerige spreadsheets. De verkregen inzichten sluiten aan bij de behoefte van managers.

Het VvB geeft geen waardeoordelen. Veel instrumenten hanteren normen voor wat 'goed' en 'slecht' is. De kleuren rood, groen, oranje worden graag toegepast om de manager terecht te wijzen. Vaak blijft het daarbij. We zien dat het instrument iets goed of slecht vindt. Managers zegt dit weinig. Bij VvB doen we het anders. Het VvB biedt geen waardeoordelen. Wij kennen immers de specifieke omstandigheden in uw organisatie niet. Wat goed is in de ene organisatie, is een teruggang in de andere. U geeft dus zélf betekenis aan de uitkomsten. Wij zijn van mening dat de gebruikers zelf goed in staat zijn om betekenis te geven aan de uitkomsten. Bij voorkeur gebeurt dit in gesprek met de medewerkers. Alleen dan komen de oorzaken en verbanden nog beter aan het licht. Door met de medewerkers een gesprek aan te gaan over de uitkomsten, wordt een directe impuls tot verbetering gegeven. Bij VvB bieden we, vanuit InternetSpiegel, dan ook aanvullende ondersteuning om dit voor elkaar te krijgen. Zo werken we samen aan instrumenten die 'impact' opleveren.

De weg vooruit. VvB is nog niet 'af'. Er moeten nog enkele slagen worden gemaakt. De VGS en KING onderschrijven beide de wens en ook de noodzaak om op korte termijn te kunnen beschikken over een dergelijk instrument. Ook bij andere organisaties, zoals waterschappen en provincies, merken we dat die behoefte bestaat. In 2012 willen we graag met een aantal publieke organisaties het instrument gaan testen en verbeteren.

Het is onze ambitie om het instrument eind 2012 binnen enkele tientallen publieke organisaties te hebben ingezet. Gebruikers van VvB wordt de mogelijkheid geboden deel te nemen aan het kennisnetwerk Bedrijfsvoering Publieke Sector. Een kennisplatform gericht op het ondersteunen en stimuleren van kennisuitwisseling: over ervaring en goede voorbeelden van de verschillende vraagstukken die spelen binnen de bedrijfsvoering. Vanuit het kennisplatform kunnen gebruikers van VvB deelnemen aan onder meer learning communities en kleinschalige bijeenkomsten. Ook kunnen zij gebruikmaken van voorbeelden en formats, die door andere gebruikers beschikbaar zijn gesteld.

Wilt u meer weten, of wilt u betrokken raken bij het verder ontwikkelen en vormgeven van VvB, neem dan contact op met InternetSpiegel, Cees van der Zwan (Cees.zwan@ictu.nl). Bellen kan ook (06 51 54 08 00).