Groningen was dit voorjaar één van de eerste provincies die aan de slag ging met het medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) van de InternetSpiegel.
Groningen was dit voorjaar één van de eerste provincies die aan de slag ging met het medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) van de InternetSpiegel. Hoofd P&O Yvonne Morselt vertelt graag over haar eerste kennismaking met de methode. We spraken met haar over de ervaringen van de provincie Groningen met de InternetSpiegel en de vervolgacties die uit het onderzoek voortvloeien.
Wat was de aanleiding om een MTO via de InternetSpiegel uit te voeren?
'Wij werken met 'kwaliteitscirkels': cyclussen van planning & control waarbij we evalueren wat de effecten zijn van het gevoerde beleid. Ook medewerkertevredenheid hoort tot kwaliteit. Immers, een organisatie met tevreden medewerkers levert meer kwaliteit dan een organisatie waar medewerkers niet prettig werken. Eens per drie jaar voert de provincie Groningen een MTO uit. Dit voorjaar was het drie jaar geleden dat we papieren enquêteformulieren uitdeelden. Maar nu kozen we voor het eerst voor de digitale InternetSpiegel.'.
Waarom koos u voor de InternetSpiegel?
'Deze manier van onderzoek kan digitaal en resultaten zijn snel beschikbaar. Dat vinden wij belangrijk. De InternetSpiegel is een gevalideerde testmethode van een gerenommeerd instituut (het Ministerie van BZK en TNS NIPO red.). Het systeem bevat nu al gegevens van vele organisaties die eerder een MTO deden. Daardoor is benchmarken al heel goed mogelijk. Als er nog meer provincies meedoen, dan kunnen we profiteren van nog gerichtere benchmarkmogelijkheden. Daarom raden wij ook andere provincies deze vorm van MTO aan.' Yvonne Morselt: 'Twee studenten van de Hanzehogeschool Groningen hielpen bij de uitvoering, zoals het verspreiden van e-mails en het bewaken van de planning. En ze gaven nuttige adviezen. Het mes sneed aan twee kanten: de InternetSpiegel was hun afstudeerstage.'
Want hoe waren uw ervaringen?
'Prima! Met de uitkomsten van de InternetSpiegel zijn we gaan vergelijken en clusteren. Scores van leidinggevenden hebben we op die manier onder de loep genomen. We hebben ook uitgebreid van de mogelijkheid gebruik gemaakt om eigen onderzoeksvragen te stellen. Zo waren wij benieuwd hoe nieuwe werkconcepten zoals matrix-settingen bevielen. Hoe is het om met én een afdelingsmanager én een projectmanager te werken? Ook stelden we extra vragen over de invoering van nieuwe instrumenten zoals competentiemanagement.'
Wat gebeurde er met de resultaten van het onderzoek?
'Op afdelingsniveau waren er algemene presentaties waarbij we de 'highlights' eruit lichtten. In het najaar gaan we werken aan het verbeteren van kritische factoren. Hoe zit het met de besturingskracht, en hoe met de onderlinge communicatie? Tussen afdelingen zien we verschillen. In het ene organisatie-onderdeel zijn medewerkers meer tevreden dan in het andere. Op afdelingen met een mindere score gaan we werken aan een verbeterslag. Daarna gaan we monitoren. Alle leidinggevenden moeten verbeterpunten benoemen in hun jaarplan van 2006.'
Wat vonden de leidinggevenden in uw organisatie van het onderzoek?
'Leidinggevenden zijn tevreden met het instrument en ze vinden het prettig dat de uitkomsten van het onderzoek handvaten geven voor het vervolgtraject. Vanzelfsprekend vonden leidinggevenden het MTO spannend, want ze werden hierin beoordeeld door hun medewerkers. Voor sommigen waren de resultaten van het onderzoek verrassend. Ze dachten vooraf toch beter te scoren als leidinggevende dan uit het onderzoek bleek. Maar P&O heeft positief op die resultaten ingestoken. Zo ondersteunden adviseurs de leidinggevenden bij open gesprekken met het hele team. Vaak ging het om meer directe communicatie en ruis ontzenuwen. Ook voordat we startten met het onderzoek hebben we leidinggevenden uitgebreid betrokken. Ze hadden bijvoorbeeld invloed op de keuze van het onderzoeksmodel.'
Weet u al of en wanneer er een vervolgonderzoek komt?
'In principe gaan we over drie jaar weer met de InternetSpiegel aan de slag, want die termijn hanteren we voor medewerkertevredenheidsonderzoek. Natuurlijk refereren we dan ook aan uitkomsten van het onderzoek van dit jaar zodat we verbeterslagen kunnen blijven toetsen.'